Répertoire des personnalités

Personne, fonction, institution, nomination

Le modèle tient quatre choses séparées. La personne, c’est Jean Dupont. La fonction, c’est « directeur » ou « ministre ». L’institution, c’est l’université, la banque, le ministère. La nomination combine les deux dernières, avec une date de début et, quand il le faut, une date de fin.

Une personne peut occuper plusieurs nominations à la fois, et les invitations retiennent la plus élevée. Quand quelqu’un change de poste, vous clôturez une nomination et vous en ouvrez une autre : la fiche de la personne reste la même, et celui qui occupait cette fonction à la cérémonie de l’an dernier reste au dossier.

On ne repart pas d’un fichier vide

Les données que vous utilisez aujourd’hui, dans un tableur, dans un ancien logiciel ou dans une liste tenue à la main, nous les versons dans CerimoniereWeb lors de la mise en service. Entre services déjà équipés, les données s’échangent ensuite par import et export sur un format commun.

Le menu Répertoire contient toutes les tables liées aux personnes et aux fonctions, des coordonnées aux types de contact, et vous les adaptez à la façon dont votre service travaille.

Il ne sert pas qu’au protocole

Les informations du répertoire servent aussi à ceux qui font tourner la cérémonie : hôtesses, chauffeurs et personnel de sécurité. Avec les garanties que la confidentialité impose, chacun voit ce dont il a besoin.

C’est ainsi qu’on reconnaît vite un nouvel invité à l’entrée, qu’on identifie celui qui se présente comme représentant d’un autre, et qu’on remarque celui qui ne devrait pas être là.

Conçu pour les invitations

Les fiches sont structurées autour de ce que le protocole exige : elles enregistrent les détails nécessaires à la gestion des invitations, aux premiers contacts téléphoniques et aux appels de confirmation du secrétariat.

Pour organiser une nouvelle cérémonie, vous pouvez en cloner une précédente : la structure reste, vous ne mettez à jour que ce qui a changé.