Questions fréquentes

Quatre choses distinctes, et les tenir séparées est ce qui fait fonctionner tout le reste. La personne, c’est Jean Dupont. La fonction, c’est « directeur » ou « ministre ». L’institution, c’est l’université, la banque, le ministère. La nomination combine fonction et institution, avec une date de début et, quand il le faut, une date de fin.

Non. Chaque personne peut occuper plusieurs nominations à la fois, ce qui permet de l’inviter à des cérémonies différentes. À la création des invitations, la nomination la plus élevée est retenue.

Vous clôturez la nomination existante avec une date de fin et vous en ouvrez une nouvelle. La fiche de la personne reste la même, et celui qui occupait cette fonction à la cérémonie de l’an dernier reste au dossier : l’historique ne se réécrit pas.

Oui, et ce n’est pas vous qui le faites. À la mise en service, nous prenons les données que vous utilisez, dans un tableur, dans un ancien logiciel ou dans une liste tenue à la main, et nous les versons dans CerimoniereWeb. C’est ainsi que presque tous nos clients ont démarré : personne ne ressaisit quinze ans de fichier.

Oui. L’import et l’export s’appuient sur un format commun, donc des services différents équipés de CerimoniereWeb peuvent se transmettre personnes, fonctions et nominations sans les ressaisir.

Cela dépend du rôle. Le Secrétariat gère fonctions, répertoire, protocoles, cérémonies et invitations. Secrétariat (lecture seule) voit tout sans pouvoir modifier. Les répertoires de base, c’est-à-dire personnes, institutions, fonctions et nominations, sont aussi entre les mains de l’Administrateur.

Ils voient ce qui leur est nécessaire, avec les garanties qu’impose la confidentialité. À l’entrée, il faut reconnaître vite un invité, comprendre si celui qui se présente est un représentant et remarquer celui qui ne devrait pas être là : les fiches portent nom, prénom, photographie, fonction et, le cas échéant, le nom de la personne représentée.

Oui, et elles se retrouvent aussi dans les listes imprimées pour ceux qui accueillent. C’est le détail qui évite la scène de quelqu’un arrêté à l’entrée faute d’avoir été reconnu.

En bonne partie, oui. Le menu Répertoire contient toutes les tables liées aux personnes et aux fonctions, des coordonnées aux types de contact, et vous les adaptez à la façon dont votre service travaille.

Oui. L’historique des cérémonies passées reste consultable, avec les invités et les fonctions qu’ils occupaient alors. C’est utile aussi en pratique : pour préparer un nouvel événement, vous pouvez en cloner un passé et ne mettre à jour que ce qui a changé.

Oui. L’Administrateur dispose d’instantanés, qui sont des images des données à une date donnée, de sauvegardes complètes de la base et de la restauration, qui remet en état en quelques clics avec l’historique des sauvegardes toujours consultable.

Non. Si vous avez plusieurs sites, chacun travaille de façon autonome : personnes, nominations, cérémonies et protocoles restent isolés par site, et chaque utilisateur ne voit que les données du sien. L’Administrateur est le seul à tout voir. Un nouveau site hérite tout de même du répertoire de l’Administrateur, ce qui lui évite de partir de rien.

Deux, construits selon le D.P.C.M. italien du 14 avril 2006 modifié en 2008 : celui du domaine national, du Président de la République aux généraux de brigade, et celui du domaine territorial, des présidents de région aux colonels.

Non. Le moteur classe par catégorie, sous-catégorie, fonction, nomination, grade et ancienneté, et ce sont les critères avec lesquels tout ordre de préséance est écrit. Le rang des corps constitués du décret de 1989, une liste diplomatique par classe et date de lettres de créance, un ordre académique : chacun se modèle comme un protocole. Les protocoles italiens sont livrés construits parce que c’est là que sont vingt ans d’usage, et ils prouvent que le moteur descend aussi loin qu’un texte l’exige.

Nous, à la mise en service, à partir du texte et de la manière dont votre service l’applique réellement. Cela fait partie du même travail que l’import de votre fichier et le dessin du plan de votre salle.

Vous les définissez dans un protocole personnalisé. C’est le cas typique des organes académiques d’un établissement, des fonctions internes d’une institution et des invités sans fonction publique : le texte ne les règle pas, donc la règle est écrite par celui qui reçoit.

Autant qu’il en faut, sans limite. Le moyen le plus rapide d’en faire un nouveau est de copier un protocole existant et de modifier la copie.

Par paliers. Catégorie d’abord, puis sous-catégorie, puis fonction ou nomination. Pour les personnalités civiles compte la fonction institutionnelle, pour les militaires nomination, grade et ancienneté de service. Si elles restent à égalité, les critères de base interviennent : l’âge, et en dernier l’ordre alphabétique. Aucune place ne reste indécise.

Oui, et c’est la raison pour laquelle le protocole est séparé du répertoire. À la création d’une cérémonie, vous choisissez lequel appliquer : les mêmes données servent la rentrée solennelle et une soutenance, avec des classements différents.

Depuis l’écran des invitations, où vous voyez aussi la liste des accompagnants et le représentant éventuel.

Oui, et la suite se gère depuis là : l’invité qui ne peut pas venir et envoie un représentant à sa place, et les accompagnants qui arrivent avec lui.

Chaque invité peut avoir un ou plusieurs accompagnants. Depuis la gestion des invités, vous pouvez cocher l’option « assis à côté », qui oblige le programme à placer l’accompagnant à ses côtés.

Oui. Le représentant s’indique sur l’écran des invitations et occupe la place avec la fonction du représenté : la place appartient à la fonction, pas à la personne.

Non. Dans certains cas il est indispensable d’expédier à l’adresse de la fonction plutôt qu’à l’adresse personnelle, comme pour un chef d’État. Vous le décidez sur l’écran des invitations au moment d’imprimer les enveloppes.

Les invitations se construisent sur un modèle Microsoft Word, elles sont donc entièrement personnalisables. Un système de codes de substitution permet d’insérer dans le texte les données issues du logiciel.

Oui. Le rôle Relance suit l’état de chaque invitation pendant les appels : confirmée, déclinée, en attente.

Oui, avec le portail des invitations. Chaque invité reçoit par courriel un lien personnel et, de là, confirme ou décline, indique ses accompagnants et désigne un représentant si la cérémonie le prévoit. La réponse se reflète aussitôt dans CerimoniereWeb, et le secrétariat cesse de courir après les confirmations.

Non, et c’est délibéré. Le portail des invitations ne demande ni identifiant ni mot de passe : le lien contient un code unique valable pour cette seule invitation, l’invité clique et répond. Demander une inscription à un préfet ou à un président d’université est le moyen le plus sûr de n’avoir aucune réponse.

Oui, le portail des invitations gère une date limite de réponse, au-delà de laquelle l’invité ne peut plus la modifier lui-même.

On attribue d’abord la place 1, la place d’honneur. La place la plus importante à côté de celle d’honneur est à sa droite : sur trois places, celle d’honneur est au centre, la deuxième à la droite de celui qui est assis et la troisième à sa gauche, et ainsi de suite. Si les places sont en nombre pair ou de rang égal, il se crée une double présidence : la première place va au centre droite et les autres suivent en alternant gauche et droite.

Oui. Ce qui change, c’est le plan, pas la règle. Secteurs, gradins, tribunes d’honneur et rangs numérotés se dessinent une fois, les places se numérotent à partir de la place d’honneur, et le classement s’applique de la même façon. CerimoniereWeb ne fait ni banquets ni plans de table : il place des personnes en salle, en tribune, sur l’estrade et en salle de réunion.

Oui. Tout invité peut être déplacé, ou interverti avec un autre, vers n’importe quelle place de la salle. Le calcul automatique est un point de départ, pas une cage.

Vous ouvrez une place libre et vous y installez le nouvel invité d’un clic. Ceux qui ne doivent pas bouger, vous les bloquez : même quand le placement se recalcule, les invités bloqués restent où ils sont.

Oui. Une fois la place A1 fixée, CerimoniereWeb attribue à droite toutes les places impaires (A3, A5, jusqu’à F7) et à gauche toutes les paires (A2, A4, jusqu’à F8).

La salle entière sous forme de tableur identique à l’écran, la liste classée par place ou par ordre alphabétique avec les informations utiles aux hôtesses, les cartons de place en plusieurs formats et les chevalets nominatifs.

Non. CerimoniereWeb s’utilise depuis le navigateur : Chrome, Firefox, Edge ou Safari, avec une résolution d’au moins 1280 × 720.

Non, et pour beaucoup de nos clients c’est la question qui a tout décidé. Il existe trois modes : nuage hébergé par nous sur un sous-domaine dédié, sur vos serveurs, dans votre réseau, et autonome pour travailler hors connexion depuis un seul ordinateur. Si vos règles imposent que les données ne quittent pas l’infrastructure de l’institution, l’installation sur vos serveurs répond exactement à cela.

Oui, avec la version autonome : elle se génère depuis l’espace administrateur, tourne en local et se réaligne en fin de travail sur le système central par sauvegarde et restauration. Elle sert quand la cérémonie se prépare sur un site sans réseau, ou quand la salle est là où la connexion n’arrive pas.

Oui, en module optionnel. Elle ajoute à la connexion un code temporaire à six chiffres selon la norme TOTP, généré sur l’appareil de l’utilisateur. Elle fonctionne avec Google Authenticator, Microsoft Authenticator et toute application conforme. Aucun service externe et aucun SMS : elle s’appuie sur les utilisateurs et les rôles déjà configurés.

Avec le module d’accueil, vous enregistrez les arrivées depuis l’application web, par exemple sur un portable à l’entrée, et un tableau de bord affiche présents, absents et évolution en temps réel. Avec l’application d’accueil, qui a ses propres licences, la même chose arrive sur le téléphone de celui qui reçoit, avec recherche de l’invité y compris par code QR.

Les protocoles, le répertoire et les modèles d’invitation se configurent dans la langue de travail de votre service, parce que ce contenu est le vôtre. Pour l’interface et la documentation, demandez-nous : dites-nous la langue dont vous avez besoin et nous vous dirons clairement ce qui existe aujourd’hui et ce qu’il faudrait produire.

Cela dépend du volume de données et de leur état. La mise en service type : nous importons vos fichiers, nous configurons le plan de la salle et les protocoles de votre institution, et nous développons les personnalisations dont vous avez besoin. À la première connexion, le système est déjà peuplé.

Plusieurs à la fois, en associant à chacune les invités présents dans le répertoire.