Accueil et enregistrement des invités
Jusqu'ici, c'était de la préparation. Puis vient le matin de la cérémonie, tout le monde entre en même temps, et à l'entrée quelqu'un doit dire à chacun où s'asseoir, sans laisser la file s'allonger et sans demander deux fois le nom.
Comment une arrivée s'enregistre
Depuis le navigateur
Le module d'accueil ouvre un tableau de bord avec la recherche d'invité au premier plan. Il s'utilise depuis un portable ou une tablette à l'entrée : vous cherchez le nom, vous enregistrez l'arrivée. Les sorties s'enregistrent aussi.
Depuis l'application, par code QR
L'application mobile lit le code QR imprimé sur l'invitation et trouve l'invité sans rien saisir. C'est le mode qui tient la cadence quand vingt personnes arrivent ensemble.
La bonne cérémonie, toute seule
Le tableau de bord n'affiche que les cérémonies du jour et de votre site. S'il n'y en a qu'une, il la sélectionne lui-même, sans vous faire choisir dans une liste.
La place sous les yeux
Une fois l'invité trouvé, la personne qui accueille voit aussitôt la place attribuée. Ni liste imprimée à consulter, ni appel à passer en salle.
Le tableau de bord de fréquentation
Pendant que les gens entrent, le panneau de statistiques se met à jour tout seul : combien sont arrivés, combien manquent, comment le remplissage avance. Celui qui coordonne l’accueil cesse de compter à vue et sait, à tout moment, si la salle se remplit dans les temps.
C’est aussi l’information dont a besoin celui qui décide du début : que vingt pour cent des invités manquent avec trois autorités du premier rang parmi eux, c’est une chose ; que vingt pour cent manquent dans les derniers rangs, c’en est une autre.
Qui peut faire quoi
L’accueil depuis le web est ouvert aux rôles qui travaillent sur la cérémonie : Secrétariat, Salle et Relance, y compris leurs versions en lecture seule. L’application mobile est réservée au rôle Mobile, conçu pour celui qui se tient à l’entrée et ne doit rien pouvoir toucher d’autre.
L’Administrateur ne fait pas d’accueil : il gère utilisateurs, sites et bases de données, et son accès reste séparé de l’opérationnel du jour.
Modules et licences
L’accueil est un module optionnel : il s’active dans la licence quand il faut gérer la réception. S’il n’apparaît pas dans le menu, c’est la raison.
L’application d’accueil a ses propres licences et exige le module actif. Elle demande un appareil doté d’un appareil photo pour lire les codes QR, et une connexion au réseau local ou à internet.
Si l’accueil se gère à deux personnes et un portable, le module seul suffit. Si vous avez six entrées et mille personnes qui passent en dix minutes, il faut les applications.
Vous voulez voir ce que cela donne à l'entrée ?
L'accueil est la partie qui se comprend le mieux en la voyant. Nous vous la montrons sur une cérémonie d'exemple, avec le reste.