Domande frequenti

Sono quattro cose distinte, e tenerle separate è quello che fa funzionare tutto il resto. La persona è Mario Rossi. La carica è “direttore” o “ministro”. L’ente è l’ateneo, la banca, il ministero. L’incarico è la combinazione di carica ed ente, con una data di inizio e, quando serve, una di fine.

No. Ogni persona può avere più incarichi contemporaneamente, e questo permette di invitarla a cerimonie diverse. Nella creazione degli inviti viene considerato l’incarico di rilievo maggiore.

Chiudi l’incarico esistente con una data di fine e ne apri uno nuovo. La scheda della persona resta la stessa, e chi ricopriva quella carica alla cerimonia dell’anno scorso resta agli atti: lo storico non si riscrive.

Sì, e non lo fai tu. In fase di avviamento prendiamo i dati che usi oggi, in Excel, in un vecchio gestionale o in un elenco tenuto a mano, e li portiamo dentro CerimoniereWeb. È il servizio che quasi tutti i nostri clienti hanno usato per partire: nessuno reinserisce a mano quindici anni di archivio.

Sì. Import ed export si appoggiano a uno standard comune, quindi uffici diversi che usano CerimoniereWeb possono passarsi persone, cariche e incarichi senza rimetterli a mano.

Dipende dal ruolo. La Segreteria gestisce cariche, anagrafiche, protocolli, cerimonie e inviti. Segreteria (sola lettura) vede tutto senza poter modificare. Le anagrafiche di base, cioè persone, enti, cariche e incarichi, sono anche in mano all’Amministratore.

Vedono quello che serve loro, con le tutele previste per la riservatezza. All’ingresso occorre riconoscere rapidamente un ospite, capire se chi si presenta è un rappresentante e accorgersi di chi non dovrebbe essere lì: le schede riportano nome, cognome, foto, carica ed eventuale nominativo di chi rappresenta.

Sì, e finiscono anche nelle rubriche stampate per chi accoglie. È il dettaglio che evita la scena di qualcuno fermato all’ingresso perché non riconosciuto.

In buona parte sì. Nel menù Anagrafiche stanno tutte le tabelle collegate a persone e cariche, dai recapiti alle tipologie di contatto, e le adatti a come lavora il tuo ufficio.

Sì. Lo storico delle cerimonie passate resta consultabile, con gli invitati e le cariche che ricoprivano allora. Serve anche in senso pratico: per preparare un evento nuovo puoi clonarne uno passato e aggiornare solo chi è cambiato.

Sì. L’Amministratore dispone di snapshot, che sono istantanee dei dati a una certa data, di dump completi del database e del restore, che ripristina in pochi click con lo storico dei backup sempre consultabile.

No, se hai più sedi ognuna lavora in autonomia: persone, incarichi, cerimonie e protocolli restano isolati per sede, e ogni utente vede solo i dati della propria. L’Amministratore è l’unico con visibilità su tutto. Una sede nuova, però, eredita l’anagrafica dell’Amministratore, così parte già con qualcosa in mano.

Due, costruiti secondo il D.P.C.M. 14 aprile 2006 aggiornato dal D.P.C.M. 16 aprile 2008: quello in ambito nazionale, dal Presidente della Repubblica ai generali di brigata, e quello in ambito territoriale, dai presidenti di giunta ai colonnelli.

Le definisci tu in un protocollo personalizzato. È il caso tipico degli organi accademici di un ateneo, delle cariche locali di un comune e degli organi di enti e ordini professionali: il decreto non li disciplina, quindi la regola la scrive chi organizza.

Quanti ne servono, senza limite. Il modo più rapido di farne uno nuovo è copiarne uno esistente e modificare la copia.

Per gradini. Prima categoria, poi sottocategoria, poi carica o incarico. Per le personalità civili conta la carica istituzionale, per quelle militari incarico, grado e anzianità di servizio. Se restano pari intervengono i criteri di base: anzianità anagrafica e, per ultimo, ordine alfabetico. Nessun posto resta indeciso.

Sì, ed è il motivo per cui il protocollo è separato dall’anagrafica. Alla creazione di una cerimonia scegli quale applicare: gli stessi dati anagrafici servono l’inaugurazione dell’anno accademico e una seduta di laurea, con ordinamenti diversi.

Dalla maschera degli inviti, dove vedi anche la lista degli accompagnatori e l’eventuale rappresentante.

Sì, e da lì si gestisce anche il seguito: l’invitato che non può venire e manda un delegato al suo posto, e gli accompagnatori che arrivano con lui.

Ogni invitato può averne uno o più. Dalla gestione degli invitati puoi selezionare l’opzione “siede vicino”, che forza il programma a mettere l’accompagnatore al suo fianco.

Sì. Il rappresentante si indica nella maschera degli inviti e occupa il posto con la carica del rappresentato: il posto appartiene alla carica, non alla persona.

No. In alcuni casi è indispensabile spedire all’indirizzo della carica anziché a quello personale, come per il Presidente della Repubblica. Lo decidi dalla maschera degli inviti quando stampi le buste.

Gli inviti si costruiscono su un modello Microsoft Word, quindi sono personalizzabili del tutto. Abbiamo previsto un sistema di codici di sostituzione per inserire nel testo i dati presi dal software.

Sì. Il ruolo Recall segue lo stato di ogni invito durante i richiami: confermato, non confermato, in attesa.

Sì, con il Portale Inviti. Ogni invitato riceve per email un link personale e da lì conferma o rifiuta, indica gli accompagnatori e designa un rappresentante, se la cerimonia lo prevede. La risposta si riflette subito in CerimoniereWeb, e la segreteria smette di rincorrere le conferme al telefono.

No, e volutamente. Il Portale Inviti non chiede username né password: il link contiene un codice univoco valido solo per quell’invito, quindi l’invitato clicca e risponde. Chiedere una registrazione a un prefetto o a un rettore è il modo più sicuro per non ricevere risposta.

Sì, il Portale Inviti gestisce una scadenza della risposta, oltre la quale l’invitato non può più modificarla da solo.

Si assegna prima il posto 1, il posto d’onore. Il posto più importante accanto a quello d’onore è alla sua destra: fra tre posti, quello d’onore è al centro, il secondo alla destra di chi siede e il terzo alla sinistra, e così via. Se i posti sono pari o di uguale importanza si crea un doppio centro, una sorta di doppia presidenza: il primo posto va al centro-destra e gli altri seguono con inserimento sinistra-destra.

Sì. Quello che cambia è la pianta, non la regola. Settori, gradinate, tribune d’onore e file numerate si disegnano una volta, i posti si numerano a partire dal posto d’onore e l’ordinamento si applica uguale. CerimoniereWeb non gestisce banchetti né disposizione dei tavoli: colloca persone in platee, tribune, palchi e sale riunioni istituzionali.

Sì, e li configuriamo noi in avviamento. Il motore ordina per categoria, sottocategoria, carica, incarico, grado e anzianità, che sono i criteri con cui è scritto qualunque ordinamento di precedenza. Quello italiano arriva già costruito perché è da lì che veniamo; il Real Decreto 2099/1983 spagnolo, il Décret 89-655 francese o il rango dei capi missione secondo la Convenzione di Vienna si modellano come protocolli. Serve a chi organizza cerimonie con delegazioni straniere e a chi opera anche fuori dall’Italia.

Sì. Ogni invitato può essere spostato, o invertito con un altro, in qualsiasi posto della sala. Il calcolo automatico è un punto di partenza, non una gabbia.

Crei un posto libero e ci inserisci il nuovo invitato con un click. Chi non deve muoversi lo blocchi al suo posto: anche quando la disposizione si ricalcola, quelli bloccati restano dove sono.

Sì. Definito il posto A1, CerimoniereWeb assegna a destra tutti i posti dispari (A3, A5, fino a F7) e a sinistra tutti i pari (A2, A4, fino a F8).

L’intera platea come foglio Excel identico alla schermata, la rubrica ordinata per posto o in ordine alfabetico con le informazioni utili alle hostess, i cartellini in vari formati e i cavalieri segnaposto.

No. CerimoniereWeb si usa dal browser: Chrome, Firefox, Edge o Safari, con una risoluzione di almeno 1280 × 720.

No, e per molti nostri clienti è stata la domanda decisiva. Ci sono tre modalità: cloud ospitato da noi su un sottodominio dedicato, on-premise sui vostri server, dentro la vostra rete, e standalone per lavorare offline da un singolo computer. Se le vostre politiche impongono che i dati non escano dall’infrastruttura dell’ente, l’on-premise risponde esattamente a quello.

Sì, con la versione standalone: si genera dall’area amministratore, gira in locale sul computer e a fine lavoro si riallinea al sistema centrale con backup e restore. Serve quando la cerimonia si prepara in una sede senza rete, o quando la sala è in un posto dove la connessione non c’è.

Sì, come modulo opzionale. Aggiunge all’accesso un codice temporaneo a sei cifre secondo lo standard TOTP, generato sul dispositivo dell’utente. Funziona con Google Authenticator, Microsoft Authenticator e qualsiasi app conforme. Nessun servizio esterno e nessun SMS: si appoggia agli utenti e ai ruoli già configurati.

Con il modulo Check-in registri gli arrivi dalla web app, per esempio da un portatile all’ingresso, e una dashboard mostra presenti, mancanti e andamento in tempo reale. Con l’App Check-in, che ha licenze proprie, la stessa cosa arriva sul telefono di chi accoglie, con ricerca dell’invitato anche via QR code.

Dipende da quanti dati hai e in che stato sono. L’avviamento tipico è: importiamo i tuoi archivi, configuriamo la pianta della sala e i protocolli del tuo ente, e sviluppiamo le personalizzazioni che ti servono. Al primo accesso trovi il sistema già popolato.

Più cerimonie contemporaneamente, associando a ognuna gli invitati presenti in anagrafica.