Registro de autoridades
El registro es sobre lo que funciona de verdad un gabinete de protocolo: el archivo con los datos personales y logísticos de cada autoridad que ocupa un cargo político, militar o institucional.
Persona, cargo, institución, nombramiento
El modelo mantiene cuatro cosas separadas. La persona es Juan García. El cargo es «director» o «ministro». La institución es la universidad, el banco, el ministerio. El nombramiento es la combinación de los dos últimos, con una fecha de inicio y, cuando procede, una de fin.
Una persona puede tener varios nombramientos a la vez, y en las invitaciones se usa el de mayor rango. Cuando alguien cambia de puesto cierras un nombramiento y abres otro: la ficha de la persona sigue siendo la misma, y quien ocupaba ese cargo en el acto del año pasado queda registrado.
No se parte de un archivo vacío
Los datos que usas ahora, en una hoja de cálculo, en un programa antiguo o en un listado mantenido a mano, los llevamos nosotros dentro de CerimoniereWeb durante la puesta en marcha. Entre gabinetes que ya usan la plataforma, además, los datos se intercambian por importación y exportación sobre un formato común.
En el menú de registro están todas las tablas ligadas a personas y cargos, desde los datos de contacto hasta los tipos de contacto, y las adaptas a cómo trabaja tu gabinete.
No sirve solo al gabinete de protocolo
La información del registro la necesita también quien hace que el acto funcione: azafatas, conductores y personal de seguridad. Con las garantías que exige la confidencialidad, cada uno ve lo que le hace falta.
Así se reconoce rápido a un invitado nuevo en la entrada, se identifica a quien se presenta como representante de otro, y se advierte a quien no debería estar allí.
Preparado para las invitaciones
Las fichas están estructuradas según lo que necesita el protocolo: recogen los detalles que hacen falta para gestionar las invitaciones, los primeros contactos telefónicos y las llamadas de confirmación de la secretaría.
Para organizar un acto nuevo puedes clonar uno pasado: la estructura se mantiene, y solo actualizas lo que ha cambiado.
¿Quieres verlo funcionando en tu próximo acto?
Te enseñamos CerimoniereWeb en funcionamiento. Si decides seguir adelante, configuramos nosotros el plano de tu sala y tu ordenamiento de precedencias, y desarrollamos las personalizaciones que tu gabinete necesite.