Preguntas frecuentes

Son cuatro cosas distintas, y mantenerlas separadas es lo que hace funcionar todo lo demás. La persona es Juan García. El cargo es «director» o «ministro». La institución es la universidad, el banco, el ministerio. El nombramiento es la combinación de cargo e institución, con una fecha de inicio y, cuando procede, una de fin.

No. Cada persona puede tener varios nombramientos a la vez, y eso permite invitarla a actos distintos. Al crear las invitaciones se usa el nombramiento de mayor rango.

Cierras el nombramiento existente con una fecha de fin y abres uno nuevo. La ficha de la persona sigue siendo la misma, y quien ocupaba ese cargo en el acto del año pasado queda registrado: el histórico no se reescribe.

Sí, y no lo haces tú. En la puesta en marcha cogemos los datos que usas hoy, en una hoja de cálculo, en un programa antiguo o en un listado mantenido a mano, y los llevamos dentro de CerimoniereWeb. Es el servicio con el que han empezado casi todos nuestros clientes: nadie vuelve a teclear quince años de archivo.

Sí. La importación y la exportación se apoyan en un formato común, así que gabinetes distintos que usan CerimoniereWeb pueden pasarse personas, cargos y nombramientos sin volver a introducirlos.

Depende del rol. Secretaría gestiona cargos, registro, protocolos, actos e invitaciones. Secretaría (solo lectura) lo ve todo sin poder modificar. Los registros de base, es decir personas, instituciones, cargos y nombramientos, están también en manos del Administrador.

Ven lo que necesitan, con las garantías que exige la confidencialidad. En la entrada hay que reconocer rápido a un invitado, entender si quien se presenta es un representante y advertir a quien no debería estar allí: las fichas llevan nombre, apellidos, fotografía, cargo y, si procede, el nombre de la persona a la que se representa.

Sí, y aparecen también en los listados impresos para quien recibe. Es el detalle que evita la escena de alguien parado en la entrada porque no lo han reconocido.

En buena parte sí. En el menú de registro están todas las tablas ligadas a personas y cargos, desde los datos de contacto hasta los tipos de contacto, y las adaptas a cómo trabaja tu gabinete.

Sí. El histórico de los actos celebrados sigue siendo consultable, con los invitados y los cargos que ocupaban entonces. Sirve también en sentido práctico: para preparar un acto nuevo puedes clonar uno pasado y actualizar solo lo que ha cambiado.

Sí. El Administrador dispone de copias puntuales, que son instantáneas de los datos a una fecha concreta, de volcados completos de la base de datos y de la restauración, que recupera en pocos clics con el histórico de copias siempre consultable.

No. Si tienes varias sedes, cada una trabaja de forma autónoma: personas, nombramientos, actos y protocolos quedan aislados por sede, y cada usuario ve solo los datos de la suya. El Administrador es el único con visibilidad sobre todo. Una sede nueva, eso sí, hereda el registro del Administrador, así que empieza con algo en la mano.

Dos, construidos según el D.P.C.M. italiano de 14 de abril de 2006 modificado en 2008: el de ámbito nacional, desde el Presidente de la República hasta los generales de brigada, y el de ámbito territorial, desde los presidentes regionales hasta los coroneles.

No. El motor ordena por categoría, subcategoría, cargo, nombramiento, empleo y antigüedad, que son los criterios con los que está escrito cualquier ordenamiento de precedencias. El Ordenamiento General de Precedencias en el Estado, con las tres jerarquías y la distinción entre actos de carácter general y especial, se modela como protocolo. Los italianos vienen construidos porque es donde están veinte años de uso, y son la prueba de que el motor llega tan hondo como exige una norma.

Lo hacemos nosotros, en la puesta en marcha, a partir del texto legal y de cómo lo aplica realmente tu gabinete. Forma parte del mismo trabajo que importar tu archivo y dibujar el plano de tu sala.

Los defines tú en un protocolo personalizado. Es el caso típico de los órganos académicos de una universidad, de los cargos locales de un municipio y de los órganos de instituciones y colegios profesionales: la norma no los regula, así que la regla la escribe quien organiza.

Sí, y es justo para eso que los protocolos son ilimitados. El acto de carácter general y el de carácter especial son dos protocolos distintos sobre un mismo registro, y en cada acto eliges cuál aplicar.

Tantos como hagan falta, sin límite. La forma más rápida de hacer uno nuevo es copiar uno existente y modificar la copia.

Por escalones. Primero categoría, después subcategoría, después cargo o nombramiento. Para las autoridades civiles cuenta el cargo institucional, para las militares nombramiento, empleo y antigüedad de servicio. Si siguen empatadas entran los criterios de base: edad y, por último, orden alfabético. Ninguna plaza queda sin decidir.

Desde la pantalla de invitaciones, donde ves también la lista de acompañantes y el representante si lo hay.

Sí, y desde ahí se gestiona también lo que viene después: el invitado que no puede venir y manda a un delegado en su lugar, y los acompañantes que llegan con él.

Cada invitado puede tener uno o varios. Desde la gestión de invitados puedes marcar la opción «se sienta al lado», que obliga al programa a colocar al acompañante junto a él.

Sí. El representante se indica en la pantalla de invitaciones y ocupa la plaza con el cargo del representado: la plaza pertenece al cargo, no a la persona.

No. En algunos casos es imprescindible enviar a la dirección del cargo en lugar de a la personal, como con un jefe de Estado. Lo decides en la pantalla de invitaciones cuando imprimes los sobres.

Las invitaciones se construyen sobre una plantilla de Microsoft Word, así que son totalmente personalizables. Hay un sistema de códigos de sustitución para insertar en el texto los datos tomados del programa.

Sí. El rol Recordatorio sigue el estado de cada invitación durante las llamadas: confirmada, declinada, pendiente.

Sí, con el portal de invitaciones. Cada invitado recibe por correo un enlace personal y desde ahí confirma o declina, indica los acompañantes y designa un representante, si el acto lo permite. La respuesta se refleja al momento en CerimoniereWeb, y la secretaría deja de perseguir confirmaciones por teléfono.

No, y es deliberado. El portal de invitaciones no pide usuario ni contraseña: el enlace contiene un código único válido solo para esa invitación, así que el invitado hace clic y responde. Pedirle un registro a un rector o a un delegado del Gobierno es la forma más segura de no recibir respuesta.

Sí, el portal de invitaciones gestiona una fecha límite de respuesta, pasada la cual el invitado ya no puede modificarla por su cuenta.

Se asigna primero el puesto 1, el puesto de honor. El puesto más importante junto al de honor está a su derecha: entre tres plazas, la de honor va al centro, la segunda a la derecha de quien la ocupa y la tercera a la izquierda, y así sucesivamente. Si las plazas son pares o de igual rango se crea una doble presidencia: el primer puesto va al centro derecha y los demás siguen alternando izquierda y derecha.

Sí. Lo que cambia es el plano, no la regla. Sectores, gradas, tribunas de honor y filas numeradas se dibujan una vez, las plazas se numeran a partir del puesto de honor y la ordenación se aplica igual. CerimoniereWeb no hace banquetes ni distribución de mesas: coloca personas en patios de butacas, tribunas, escenarios y salas de reuniones.

Sí. Cualquier invitado puede moverse, o intercambiarse con otro, a cualquier plaza de la sala. El cálculo automático es un punto de partida, no una jaula.

Abres una plaza libre y colocas ahí al nuevo invitado con un clic. A quien no debe moverse lo bloqueas: aunque la colocación se recalcule, los bloqueados se quedan donde están.

Sí. Fijado el puesto A1, CerimoniereWeb asigna a la derecha todas las plazas impares (A3, A5, hasta F7) y a la izquierda todas las pares (A2, A4, hasta F8).

La sala entera como hoja de cálculo idéntica a la pantalla, el listado ordenado por plaza o alfabéticamente con la información útil para quien recibe, tarjetas en varios formatos y caballetes identificativos.

No. CerimoniereWeb se usa desde el navegador: Chrome, Firefox, Edge o Safari, con una resolución de al menos 1280 × 720.

No, y para muchos de nuestros clientes ha sido la pregunta decisiva. Hay tres modalidades: nube alojada por nosotros en un subdominio dedicado, en vuestros servidores, dentro de vuestra red, y autónoma para trabajar sin conexión desde un solo ordenador. Si vuestras políticas exigen que los datos no salgan de la infraestructura de la institución, la instalación en vuestros servidores responde exactamente a eso.

Sí, con la versión autónoma: se genera desde el área de administrador, funciona en local y al terminar se realinea con el sistema central mediante copia y restauración. Sirve cuando el acto se prepara en una sede sin red, o cuando la sala está en un sitio donde no llega la conexión.

Sí, como módulo opcional. Añade al acceso un código temporal de seis dígitos según el estándar TOTP, generado en el dispositivo del usuario. Funciona con Google Authenticator, Microsoft Authenticator y cualquier aplicación compatible. Ningún servicio externo y ningún SMS: se apoya en los usuarios y los roles ya configurados.

Con el módulo de acreditación registras las llegadas desde la aplicación web, por ejemplo desde un portátil en la entrada, y un panel muestra presentes, ausentes y evolución en tiempo real. Con la aplicación de acreditación, que tiene licencias propias, lo mismo llega al teléfono de quien recibe, con búsqueda del invitado también por código QR.

Los protocolos, el registro y las plantillas de invitación se configuran en el idioma en que trabaja tu gabinete, porque ese contenido es tuyo. Para la interfaz y la documentación, pregúntanos: dinos qué idioma necesitas y te decimos con claridad qué hay disponible hoy y qué habría que producir.

Depende de cuántos datos tengas y en qué estado estén. La puesta en marcha típica es: importamos tus archivos, configuramos el plano de la sala y los protocolos de tu institución, y desarrollamos las personalizaciones que necesitas. En el primer acceso encuentras el sistema ya poblado.

Varios a la vez, asociando a cada uno los invitados presentes en el registro.