Acreditación y recepción
Hasta aquí ha sido trabajo de preparación. Después llega la mañana del acto, la gente entra toda a la vez y en la puerta hay alguien que tiene que decirle a cada uno dónde sentarse, sin que se forme cola y sin preguntar el nombre dos veces.
Cómo se registra una llegada
Desde el navegador
El módulo de acreditación abre un panel con la búsqueda del invitado en primer plano. Se usa desde un portátil o una tableta en la entrada: buscas el nombre, registras la llegada. También se registran las salidas.
Desde la aplicación, con el código QR
La aplicación móvil lee el código QR impreso en la invitación y encuentra al invitado sin teclear nada. Es la modalidad que aguanta el ritmo cuando llegan veinte a la vez.
El acto correcto, por sí solo
El panel muestra solo los actos de hoy y de tu sede. Si hay uno solo lo selecciona él, sin obligarte a elegir de una lista.
La plaza a la vista
Encontrado el invitado, quien recibe ve al instante la plaza asignada. No tiene que consultar un listado impreso ni llamar a nadie de la sala.
El panel de asistencia
Mientras la gente entra, el panel de estadísticas se actualiza solo: cuántos han llegado, cuántos faltan, cómo va el llenado. Quien coordina la recepción deja de contar a ojo y sabe, en cada momento, si la sala se está llenando a tiempo.
Es también la información que necesita quien decide cuándo empezar: que falte el veinte por ciento de los invitados con tres autoridades de primera fila entre ellos es una cosa; que falte el veinte por ciento de las últimas filas es otra.
Quién puede hacer qué
La acreditación por web está a disposición de los roles que trabajan en el acto: Secretaría, Sala y Recordatorio, incluidas sus versiones de solo lectura. La aplicación móvil está reservada al rol Móvil, pensado para quien está en la entrada y no debe poder tocar nada más.
El Administrador no acredita: gestiona usuarios, sedes y bases de datos, y su acceso queda separado de la operativa del día.
Módulos y licencias
La acreditación es un módulo opcional: se activa en la licencia cuando hace falta gestionar la recepción. Si no aparece en el menú, ese es el motivo.
La aplicación de acreditación tiene licencias propias y requiere el módulo activo. Necesita un dispositivo con cámara para leer los códigos QR, y conexión a la red local o a internet.
Si la recepción la lleváis dos personas y un portátil, el módulo solo basta. Si tienes seis accesos y mil personas entrando en diez minutos, hacen falta las aplicaciones.
¿Quieres ver cómo es en la entrada?
La acreditación es la parte que mejor se entiende viéndola. Te la enseñamos sobre un acto de ejemplo, junto con el resto.