Check-in e accoglienza
Fino a qui è stato lavoro di preparazione. Poi arriva la mattina della cerimonia, la gente entra tutta insieme e all'ingresso c'è chi deve dire a ognuno dove sedersi, senza far accumulare coda e senza chiedere il nome due volte.
Come si registra un arrivo
Dal browser
Il modulo Check-in apre una dashboard con la ricerca dell'invitato in evidenza. Si usa da un portatile o da un tablet all'ingresso: cerchi il nome, registri l'arrivo. Si registrano anche le uscite.
Dall'app, con il QR code
L'app mobile legge il QR code stampato sull'invito e trova l'invitato senza digitare niente. È la modalità che tiene il passo quando arrivano in venti insieme.
La cerimonia giusta, da sola
La dashboard mostra solo le cerimonie di oggi e della tua sede. Se ce n'è una sola la seleziona da sé, senza farti scegliere da un elenco.
Il posto sotto gli occhi
Trovato l'invitato, chi accoglie vede subito il posto assegnato. Non deve consultare un elenco stampato né chiamare qualcuno in sala.
La dashboard dell’affluenza
Mentre la gente entra, il pannello statistiche si aggiorna da solo: quanti sono arrivati, quanti mancano, come sta andando il riempimento. Chi coordina l’accoglienza smette di contare a occhio e sa, in ogni momento, se la sala si sta riempiendo nei tempi.
È anche l’informazione che serve a chi decide quando far cominciare: se manca il venti per cento degli invitati e fra questi ci sono tre autorità in prima fila, è un conto; se manca il venti per cento delle ultime file, è un altro.
Chi può fare che cosa
Il check-in da web è a disposizione dei ruoli che lavorano alla cerimonia: Segreteria, Platea e Recall, comprese le versioni in sola lettura. L’app mobile è riservata al ruolo Mobile, pensato per chi sta all’ingresso e non deve poter toccare nient’altro.
L’Amministratore non fa check-in: gestisce utenti, sedi e database, e il suo accesso resta separato dall’operatività della giornata.
Moduli e licenze
Il check-in è un modulo opzionale: si attiva nella licenza quando serve gestire l’accoglienza. Se nel menù non compare, è quello il motivo.
L’App Check-in ha licenze proprie e richiede il modulo attivo. Serve un dispositivo con fotocamera per leggere i QR code, e la connessione alla rete locale o a Internet.
Se l’accoglienza la gestisci con due persone e un portatile, il modulo da solo basta. Se hai sei varchi e mille persone che entrano in dieci minuti, servono le app.
Vuoi vedere com'è all'ingresso?
Il check-in è la parte che si capisce meglio vedendola. Te la mostriamo su una cerimonia di esempio, insieme al resto.
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