Anagrafica

Persona, carica, ente, incarico

Il modello tiene separate quattro cose. La persona è Mario Rossi. La carica è “direttore” o “ministro”. L’ente è l’ateneo, la banca, il ministero. L’incarico è la combinazione delle ultime due, con una data di inizio e, quando serve, una di fine.

Una persona può avere più incarichi contemporaneamente, e negli inviti viene considerato quello di rilievo maggiore. Quando qualcuno cambia ruolo chiudi un incarico e ne apri un altro: la scheda della persona resta la stessa, e chi ricopriva quella carica alla cerimonia dell’anno scorso resta agli atti.

Non si riparte da un archivio vuoto

I dati che usi adesso, in Excel, in un vecchio gestionale o in un elenco tenuto a mano, li importiamo noi dentro CerimoniereWeb in fase di avviamento. Fra uffici che usano già la piattaforma, poi, i dati si scambiano con import ed export su uno standard comune.

Nel menù Anagrafiche stanno tutte le tabelle collegate a persone e cariche, dai recapiti alle tipologie di contatto, e le personalizzi come serve al tuo ufficio.

Non serve solo al cerimoniale

Le informazioni dell’anagrafica servono anche a chi la cerimonia la fa funzionare: hostess, autisti, personale di servizio e addetti alla sicurezza. Con le opportune tutele per la riservatezza, ognuno vede quello che gli serve.

È così che all’ingresso si riconosce rapidamente un ospite nuovo, si identifica chi si presenta come rappresentante di un invitato, e si nota chi non dovrebbe essere lì.

Preparata per gli inviti

Le schede sono strutturate per le esigenze del cerimoniale: registrano i dettagli che servono a gestire gli inviti, i primi contatti telefonici e le chiamate di conferma della segreteria organizzativa.

Per organizzare una cerimonia nuova puoi clonarne una passata: l’impianto resta, aggiorni solo chi è cambiato.