All’interno di Cerimoniere è possibile personalizzare la maggior parte delle informazioni presenti. Nel menù Anagrafiche sono presenti tutte le tabelle per poter modificare o aggiungere le informazioni correlate alle persone o alle cariche. Da qui è possibile accedere, ad esempio, alla lista dei tipi telefoni presenti e modificarli a proprio piacimento.
L’anagrafica è l’elemento centrale di un ufficio cerimoniale in quanto rappresenta l’archivio principale all’interno del quale sono contenuti tutti i dati anagrafici, personali e logistici di ogni personalità che ricopra un incarico politico, militare o di altra natura.Le informazioni presenti all’interno dell’anagrafica non sono disponibili per i soli addetti dell’ufficio cerimoniale, ma devono essere a disposizione, con opportune accortezze per la tutela della privacy, di hostess, autisti, addetti alla ristorazione e alla sicurezza che sono coinvolti durante l’organizzazione e lo svolgimento di un evento istituzionale o pubblico.
Questa condivisione di informazioni permette agli addetti ai lavori di avere sempre tutto sotto controllo ed intervenire rapidamente nell’identificazione di un nuovo ospite, un rappresentante oppure l’identificazione di un intruso non voluto. Le schede di Anagrafica realizzate per le finalità richieste dal cerimoniale sono state strutturate all’interno del software in modo da permettere la registrazione accurata di tutte quelle informazioni e di tutti quei dettagli utili per gestire gli inviti , i primi contatti telefonici e le successive chiamate di conferma dirette ad ospiti precedentemente invitati dalla segreteria organizzativa.