«Sono da sola e gli invitati sono trecento»
L'assegnazione dei posti è automatica: un click e ogni invitato è dove gli spetta. Una cerimonia con molte centinaia di ospiti la prepara una persona sola, e le resta il tempo per controllarla.
CerimoniereWeb,
per i Maestri del Cerimoniale.
La platea disegnata sul foglio A3 e rifatta a ogni conferma arrivata tardi. CerimoniereWeb è il software cerimoniale che dispone gli ospiti secondo l'ordine delle precedenze: selezioni i rami del protocollo da invitare, mandi gli inviti e i posti li assegna lui. Se arriva un'autorità non prevista ricalcola la disposizione, e chi hai bloccato resta dov'è.
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I protocolli nazionale e territoriale forniti con CerimoniereWeb seguono il D.P.C.M. 14 aprile 2006, aggiornato dal D.P.C.M. 16 aprile 2008.
- Autorità
- Ospiti istituzionali
- Invitati
- Stampa
- Riservato
- Posto d'onore
Adottato da
- Banca d'Italia
- Stato Maggiore della Difesa
- Marina Militare
- Vigili del Fuoco
- Regione Liguria
- Ordine Avvocati di Napoli
- Università del Piemonte Orientale
- Università di Cagliari
- Università per Stranieri di Siena
- Università della Tuscia
- Università del Molise
- e altri enti
Oltre vent'anni di cerimonie: dalla sala consiliare da poche decine di posti all'evento internazionale con qualche migliaio di invitati.
CerimoniereWeb per le Università
Il D.P.C.M. nomina i rettori e si ferma lì: prorettori, decani, direttori di dipartimento, senato accademico e consiglio di amministrazione seguono l'ordine che ogni ateneo si è dato, e non coincide con quello dell'ateneo accanto. Lo definisci una volta come protocollo tuo, e lo applichi insieme a quello territoriale per le autorità esterne che siedono in prima fila.
- Inaugurazione dell'anno accademico
- Aula magna piena, organi di ateneo e autorità civili e militari del territorio nella stessa fila. È la cerimonia con più cariche diverse da comporre in un colpo solo.
- Sedute di laurea
- Si ripetono a decine ogni sessione: cloni quella precedente e cambi i nomi. Commissione in presidenza, laureandi e famiglie in platea.
- Laurea honoris causa
- Il laureando è un ospite di rilievo e arriva con il suo seguito. La platea tiene insieme l'ordine accademico e quello delle autorità invitate.
Cinque atenei lo usano già: Piemonte Orientale, Cagliari, Stranieri di Siena, Tuscia, Molise.
Dimentica
il disegno della platea sul foglio A3, i post-it dei posti attaccati alla lavagna e il file Excel dove ogni spostamento si rifà a mano.
Con CerimoniereWeb, la sera prima della cerimonia non ridisegni la platea: la controlli.
I problemi che tornano sempre
In vent'anni di cerimonie li abbiamo visti tutti, e più di una volta ce li avete raccontati voi. Ognuno di questi è il motivo per cui esiste una funzione.
«Ogni volta ricomincio da capo»
Le anagrafiche di persone e cariche restano aggiornate separatamente, e per preparare un evento nuovo cloni uno già fatto. Del 4 novembre dell'anno scorso resta tutto: impianto, invitati, chi si è presentato.
«Mi hanno aggiunto un'autorità stamattina»
Aggiungi una persona in platea anche a cerimonia iniziata: CerimoniereWeb riorganizza i posti rispettando cariche, incarichi e gradi. Chi non deve muoversi lo blocchi, e resta dov'è.
«Passo le giornate al telefono a rincorrere le conferme»
Con il Portale Inviti ognuno riceve un link personale e risponde da sé: conferma, rifiuta, indica gli accompagnatori, designa un rappresentante. Senza registrarsi, e tu vedi le risposte arrivare.
«Le nostre cariche nel decreto non ci sono»
Ci sono i due protocolli ufficiali, nazionale e territoriale. Accanto definisci i tuoi: gli organi accademici, le cariche locali, gli incarichi del tuo ente. Quanti ne servono, senza limite.
«All'ingresso si è formata la coda»
Chi accoglie cerca l'invitato, o ne legge il QR code dall'app, e vede subito il posto assegnato. Intanto una dashboard mostra arrivati, mancanti e andamento del riempimento.
Inviti, deleghe e modifiche dell'ultimo minuto
CerimoniereWeb compone anche gli inviti da spedire agli ospiti: cartellini, esordio prestampato o esordio scritto a mano, secondo il rilievo di ogni personalità.
Gli inviti si mandano anche per email, e da lì si gestisce il seguito: l’invitato che non può venire e manda un delegato al suo posto, e gli accompagnatori che arrivano con lui.
Un accompagnatore non previsto, un criterio di disposizione che arriva in ritardo: sono le cause più frequenti di reclamo sull’assegnazione del posto, e CerimoniereWeb le assorbe senza rimettere mano a tutta la platea.
Negli uffici del cerimoniale non esiste uno standard condiviso. Ogni ufficio ha costruito i propri metodi e i propri strumenti, e in molti casi la disposizione della platea si fa ancora a mano. Costa tempo, e delle cerimonie passate non resta traccia.
L'ordinamento delle precedenze non è cablato nel software
CerimoniereWeb ordina per categoria, sottocategoria, carica, incarico, grado e anzianità. Sono i criteri con cui è scritto qualunque ordinamento di precedenza, non solo quello italiano: per questo lo stesso motore regge una cerimonia in prefettura e un vertice con delegazioni straniere.
Italia
D.P.C.M. 14 aprile 2006, modificato dal D.P.C.M. 16 aprile 2008
I protocolli nazionale e territoriale sono già costruiti: dal Presidente della Repubblica ai generali di brigata, e dai presidenti di giunta ai colonnelli. Cariche statali, locali, militari ed ecclesiastiche stanno nello stesso ordinamento.
Fornito con il software
Spagna
Real Decreto 2099/1983, Ordenamiento General de Precedencias en el Estado
La Corona, le tre gerarchie dello Stato, delle Comunità Autonome e degli enti locali, la distinzione dell'articolo 3 fra actos de carácter general e de carácter especial, e l'articolo 13 che ordina i presidenti autonomici per anzianità di pubblicazione dello Statuto: ogni caso diventa un protocollo.
Si configura in avviamento
Catalogna
Decret 189/1981, de 2 de juliol, modificato dal Decret 459/1981
Actes de caràcter general e especial, le Corporacions Locals ordinate per categoria territoriale e poi per abitanti, Barcellona con il posto che l'articolo 13 le riconosce. Quando siedono anche autorità dello Stato vale in più il R.D. 2099/1983: due ordinamenti nella stessa cerimonia, che qui sono due protocolli applicati insieme.
Si configura in avviamento
Francia
Décret n° 89-655 du 13 septembre 1989
L'ordine dell'articolo 3 per i dipartimenti, dal préfet che rappresenta lo Stato ai parlamentari, ai presidenti di consiglio e al maire, si modella con le stesse categorie e sottocategorie. Parigi e i territori d'oltremare, che hanno ordini propri, diventano protocolli distinti.
Si configura in avviamento
Corpo diplomatico
Convenzione di Vienna sulle relazioni diplomatiche, 1961
Il rango dei capi missione per data di accreditamento, e le delegazioni ordinate per nome del Paese, sono un ordinamento come gli altri: si dichiara una volta e vale per tutte le cerimonie che lo usano.
Si configura in avviamento
Configurare un ordinamento nuovo è parte dell'avviamento: lo facciamo noi, sulla base del testo di legge e delle prassi del tuo ufficio. Quello che il decreto non nomina, come gli organi accademici, le cariche interne o gli ospiti senza carica, sta nei protocolli personalizzati, che sono illimitati.
Mondiali di nuoto FINA, Roma 2009
Uno fra i tanti, e fra i più grandi. Cerimoniere ha gestito la cerimonia di apertura al Foro Italico: l'assegnazione dei posti in tribuna e gli inviti, con il Presidente della Repubblica e le delegazioni internazionali fra gli ospiti. Diciassette giorni di gare, in una delle rassegne sportive più grandi mai ospitate in Italia.
Non parti da un archivio vuoto
I dati delle personalità che inviti esistono già: in un file Excel, in un vecchio gestionale, in un elenco Word tenuto aggiornato a mano da anni. L'avviamento comincia da lì.
Importiamo i tuoi archivi
Prendiamo i dati che usi adesso, in qualunque forma siano, e li portiamo dentro l'anagrafica di CerimoniereWeb. Nessuno reinserisce niente a mano.
Configuriamo sala e protocolli
La pianta della tua sala, le cariche del tuo ente, le regole di precedenza che applichi. Al primo accesso trovi tutto già pronto.
Sviluppiamo le personalizzazioni
I modelli di invito, le stampe e le integrazioni che il tuo ufficio fa a modo suo.
Ogni ente ha le sue cerimonie
Le regole di precedenza cambiano a seconda di chi organizza. Ecco come CerimoniereWeb si applica ai cinque casi che incontriamo più spesso.
Università
Inaugurazione dell'anno accademico, sedute di laurea, honoris causa. L'ordine accademico non sta nel decreto: te lo definisci.
Vedi come funziona per un ateneoComuni e regioni
Insediamento del consiglio, celebrazioni civili, cittadinanze onorarie. Il protocollo territoriale arriva già configurato.
Vedi come funziona per un comuneForze armate e corpi dello Stato
Giuramenti, cambi di comando, ricorrenze. Dove contano i gradi, l'ordinamento li segue.
Vedi come funziona per un comandoBanche
Assemblee, relazioni annuali, delegazioni estere. Il vertice di una banca non è una carica pubblica, e va ordinato lo stesso.
Vedi come funziona per una bancaOrdini professionali
Giuramenti dei nuovi iscritti, assemblee, anno giudiziario. Toghe e autorità civili nella stessa sala.
Vedi come funziona per un ordineVuoi vederlo all'opera sulla tua prossima cerimonia?
Ti facciamo vedere CerimoniereWeb in funzione. Se decidi di partire, configuriamo noi la pianta della tua sala e i protocolli del tuo ente, e sviluppiamo le personalizzazioni che ti servono.